Med ett supportteam som främst består av medarbetare som jobbar på distans runt om i världen hade Shopifys bemanningsteam svårt att hantera schemaläggningen på ett effektivt sätt med traditionella kalkylark. Arbetet innefattade enormt många steg och det tog alltför lång tid att skapa scheman och godkänna ledighetsansökningar.

Cheferna var medvetna om att det tog över 40 timmar varje vecka för bemanningsteamet att godkänna ledighetsansökningar. Och de befarade att det skulle krävas fyra hela veckor om en enda person skulle skapa scheman för bara tre veckor med hjälp av kalkylark.

Dessutom förvärrades problemet av att schemana tenderade att upprepa sig. För att spara tid kopierade bemanningsteamet ofta samma scheman från vecka till vecka, och de monotona scheman som det resulterade i gav i sin tur missnöjda medarbetare som krävde mer varierande arbetsuppgifter.

Shopifys bemanningsteam valde Calabrio WFM för att schemaläggarna skulle kunna skapa scheman och hantera ledighetsansökningar automatiskt.

De använde även Calabrio för att bygga och implementera olika schemaläggningsriktlinjer optimerade för tillväxt inom nya regioner och språk.

Shopifys bemanningsteam sparar numera in över 40 timmar varje vecka tack vare Calabrio WFMs automatiserade hantering av ledighetsansökningar. Och varje bemanningsansvarig sparar in flera timmar i veckan genom Calabrios automatiserade schemagenerering.

Bemanningsteamet har även ökat komplexiteten i medarbetarnas scheman – i många fall genom att ge medarbetarna fem eller fler olika aktiviteter per dag. De kan dessutom skapa och visa olika schemascenarier innan de publiceras och använda Calabrios uppdaterade interaktionsvolym för att genomföra ändringar i realtid som jämnar ut köerna.

Sist men inte minst har Calabrio gjort det möjligt för bemanningsteamet att skapa olika schemaläggningsriktlinjer för olika regioner, så att Shopifys supportservice har kunnat expandera till nya tidszoner och språk.